飛騨高山で食文化を継承しながら、食品の開発・販売・卸しを行っている山一商事株式会社様。
社長自らが「飛騨ほうれん草の応援団長」を行うなどユニークな面もあります。
取引先に向けて、毎年春と秋に食品の展示即売会を開催されています。そのパンフレット、招待状、名札をバリアブル印刷を使う事で、会場受付時の手間を大幅に削減される事に成功しました。
総合食品展示会「パンフレット、招待状、名札」セット
- パンフレット（三つ折り：窓抜き加工）
- 招待状+名札：バリアブル可変8を3カ所（業種別色分け、住所、会社名、役職、お客様名、営業担当、お客様コード）
加工：ミシン、抜き
数量：2400枚
納品：営業担当者毎に仕分け帯包装
パンフレットを窓あき型にし、招待状を挟み込みます。ビニール封筒に入れ、招待状記載の宛名で郵送します。
バリアブル印刷が必要になった理由
過去は三つ折りのパンフレットの中に招待状もあわせて印刷したものを利用しておりました。
私たちの展示会は開場とともに多くのお客様がこられます。また、展示即売会という面もあり1日の売上を多くしたいという考えもあります。そこで受付をもっと早く正確に行い、会場に多くのお客様に入って頂きたい、会場内でブース出展者とお客様と弊社担当営業のコミュニケーションをより良くしたいという想いがありました。
ただ、ありがたいことに年々ご来場のお客様が増えていく一方で、受付時オペレーションの工数の多さによりご来場いただいたお客様をお待たせすることも多くなってきました。
過去の受付を紐解いてみると以下の４つの工程で受付をしていました。
- 来場されたお客様を手持ちリストとチェックを行う。（2400件あるリストと照合するには時間がかる）
- パンフレットの招待状部分をもぎる。（L字型のミシン目で切りとるため手間がかかる）
- お客様へ用意していた名札をお渡しする。（首さげ式の名札ケースに入れる工程が出てくる→入れにくい→片面印刷なので首に下げた時に裏返るとお客様の名前がわからない）
- 担当営業マンへ連絡しアテンドをお願いする。（名札の情報が少なくて出展メーカーや他の営業マンが対応しづらい）
そこで、バリアブル印刷を活用して現在のパンフレット・招待状・名札（入場証）・控えをセットにした形式にしました。
現在の受付のオペレーションは以下の２つになりました。
- 名札（入場証）から控えをミシン目で半分にもぎる→保管し後日リストと照合（その場でのチェックが省略できる)
- 名札（入場証）上部の穴に、首下げフックを付けてお客様へお渡し
- 担当営業マンへの連絡しアテンドをお願いする。（担当営業が他の接客中で来られない場合でも、名札での情報により出展メーカー様や他の営業マンが積極的に応対できる）
その結果、受付でかかる時間が約半分になりました。
また、名札にお客様の業種別カラーと担当営業名を入れる事で、ブース出展者が各業種の方にあわせた商品紹介ができる事や、担当外の営業でも「いつもありがとうございます！」と積極的な応対が可能になるなど展示会でのコミュニケーションが促進されました。
表示文字を大きくしたり、名札の裏表ともに情報を入れる事で、遠くからもわかりやすく、以前まれに発生していた名札が裏返っていてだれかわからないという事もなくなりました。
高山印刷への発注の決め手
実は、ネット印刷でもできるか調べてみました。
ただ、文字のサイズや場所、業種別色分けなどのできる事に制限があり、自社の細かな要求を実現できなかったんです。
そういった仕様面の要求に対応できる点や、入稿した後も一緒に確認しながら製作を進められる点から高山印刷さんにしました。
実際に発注してみて、ギリギリまで来場されるお客様の情報が変わる事に対しても可能な限り対応してくれる点がありがたかったです。
また、同じ地域にある事で、対応のスピードや意思疎通が楽にできる点もありがたかったです。
私たちの行っている展示即売会はその場で受注をとる事ができ、出展企業さんの売上数字がリアルにわかりますし、ご来場いただいたお客様の満足度は次回の展示会の来場者数に現れてきます。
今後は、ご来場のお客様はもちろんのこと、ご出展いただいているメーカー様にも「ヤマイチの展示会は楽しい！充実している！」と毎回感じていただけるイベントになるように企画や広報、実際のブースなどを考えていっています。
そんな中で高山印刷さんも含め、多くの企業と協力しながら成長していきたいです。
参考：